Проверка правописания, предварительный просмотр и печать документов . Проверка правописания в документе .

Прежде чем представлять документ на всеобщее обозрение, следует убедиться, что он не содержит ошибок. Word включает функцию проверки правописания и тезаурус, которые позволяют исправить опечатки и улучшить стиль изложения. Поскольку словарь Word не содержит специальных терминов, иностранных слов и имен собственных, можно создать элементы автотекста для такого рода информации и пользоваться ими при вводе текста. Завершив проверку правописания, можно просмотреть результат в окне предварительного просмотра, отрегулировать формат страницы и напечатать документ.

В этой лекции вы подготовите к печати письмо, адресованное одному из покупателей компании "Все для сада". Вы откроете письмо, выполните проверку правописания, а затем просмотрите документ в окне предварительного просмотра. Кроме того, вы создадите элемент автотекста и воспользуетесь им для печати конверта.

Проверка правописания в документе

В процессе ввода текста слова, содержащие ошибки, помечаются волнистыми линиями. Красная линия указывает на орфографические ошибки, а зеленая - на грамматические. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на слове с опечаткой, появится список возможных исправлений, из числа которых можно выбрать нужное.

Помимо исправления отдельных ошибок, можно выполнить проверку всего документа, щелкнув на кнопке Правописание (Spelling and Grammar) на панели инструментов Стандартная. Проверка правописания начинается с того места, где находится курсор. Word сравнивает все слова в документе со словарем. Если в процессе проверки встречается слово, которого нет в словаре, или сомнительная фраза, появляется диалоговое окно Правописание (Spelling and Grammar), которое идентифицирует ошибку и предлагает варианты ее исправления. В случае обнаружения орфографической ошибки - это список возможных замен. Если ошибка грамматическая, можно просмотреть соответствующее правило грамматики.

В следующей таблице содержится описание кнопок и параметров, представленных в диалоговом окне Правописание (Spelling and Grammar).

Кнопка или параметр	Назначение
Пропустить (Ignore Once)	Оставляет выделенное слово без изменений и находит следующую орфографическую или грамматическую ошибку. Если вы щелкнули в документе, чтобы внести исправление, эта кнопка заменяется кнопкой Возобновить (Resume). Чтобы продолжить проверку правописания, щелкните на кнопке Возобновить (Resume).
Пропустить все (Ignore All) или Пропустить правило (Ignore Rule)	Оставляет без изменения все вхождения данной ошибки в текущий документ и продолжает поиск других ошибок.
Следующее (Next Sentence)	Исправляет ошибку и продолжает проверку документа.
Добавить в словарь (Add to Dictionary)	Добавляет выделенное слово во вспомогательный словарь.
Изменить (Change)	Заменяет слово с ошибкой на выделенный элемент списка в поле Варианты (Suggestions).
Изменить все (Change All)	Исправляет все вхождения данной ошибки и продолжает поиск других ошибок.
Объяснить (Explain)	Предоставляет сведения о грамматической ошибке
Автозамена (AutoCorrect)	Добавляет слово с орфографической ошибкой и его правильное написание в список автозамены.
Отмена (Undo)	Отменяет последнее действие, связанное с исправлением ошибки.
Параметры (Options)	Открывает диалоговое окно Spelling and Grammar Options (Параметры правописания), позволяющее изменить параметры проверки грамматики и орфографии и указать другой словарь.

Можно улучшить стиль изложения, обратившись к тезаурусу, который предлагает синонимы слов. Чтобы воспользоваться тезаурусом, выделите слово, которое хотели бы заменить, а затем в меню Сервис (Tools) укажите на команду Язык (Language). Щелкните на Тезаурус (Thesaurus), чтобы отобразить окно, которое содержит список синонимов выделенного слова.

В этом упражнении вы выполните проверку правописания, найдете и исправите ошибки, добавите в словарь общепринятые термины и воспользуетесь тезаурусом, чтобы заменить одно слово на другое.

Перевод текста на другой язык

Word включает словари нескольких языков и средства, позволяющие переводить простые фразы с одного языка на другой и вставлять переведенный текст в документ. Для перевода более длинных фрагментов можно связаться со службой переводов Web непосредственно с панели задачи Перевод (Translate). Этих средств вполне достаточно, чтобы получить представление о содержании документа, написанного на иностранном языке. В ответственных случаях, однако, следует прибегнуть к услугам переводчика, поскольку компьютерный перевод не может передать всех нюансов исходного текста. Кроме того, можно настроить Word на поиск слов в словаре иностранного языка при условии, если этот язык установлен на компьютере. Чтобы активизировать язык, щелкните на кнопке Пуск (Start) на панели задач, укажите на команду Программы (Programs), щелкните на пункте Установки языка Microsoft Office ХР (Microsoft Office ХР Language Settings), щелкните на вкладке Подключенные языки (Enabled Languages), выделите нужный язык и щелкните на кнопке Добавить (Add).

Чтобы перевести текст с одного языка на другой, выполните следующие шаги:

Предварительный просмотр и печать документа

Прежде чем печатать документ, следует просмотреть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Тем самым вы сэкономите бумагу и время, необходимые для повторной печати. Чтобы просмотреть документ, откройте окно предварительного просмотра. Документ отобразится в том виде, в каком он будет напечатан, включая колонтитулы. Это особенно удобно, если документ содержит несколько страниц. Панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) содержит кнопки, позволяющие отображать нужное число страниц, переключаться между страницами и изменять масштаб отображения. Помимо этого, вы сможете менять формат страницы, расположение текста и рисунков и вносить изменения в текст.

Проще всего напечатать документ, щелкнув на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Стандартная или Предварительный просмотр (Print Preview). Документ будет напечатан на заданном по умолчанию принтере с использованием заданных по умолчанию параметров. Чтобы просмотреть или изменить параметры печати, в меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), в котором представлены параметры печати, позволяющие выбрать другой принтер, указать число копий документа или диапазон страниц, которые нужно напечатать.

Если текст документа содержит адреса, можно воспользоваться этой информацией для печати конвертов и наклеек. Выделите строки адреса (или текст, который предполагается использовать для наклейки), в меню Сервис (Tools) укажите на команду Письма и наклейки (Letters and Mailings) и щелкните на Конверты и наклейки (Envelopes and Labels). Откроется диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes and Labels), в котором можно указать тип конверта или наклейки, выбрать шрифт и вставить обратный адрес.

Совет. Вставляя обратный адрес, Word использует информацию о пользователе, введенную при установке Word. Можно изменить эти сведения, воспользовавшись вкладкой Пользователь (User Information) диалогового окна Параметры (Options), которое открывается по команде Параметры (Options) в меню Сервис (Tools).

Сотрудник компании "Все для сада" подготовил письмо клиентам. Прежде чем печатать документ, он хотел бы посмотреть, как он будет выглядеть при печати, и, если нужно, изменить расположение текста.

В этом упражнении вы выполните предварительный просмотр письма, отрегулируете ширину полей и укажете принтер, на котором нужно печатать документ. Затем вы выделите указанный в письме адрес и воспользуетесь им, чтобы напечатать конверт. Совет. Для выполнения этого упражнения необходимо, чтобы к компьютеру был подсоединен принтер и установлено программное обеспечение принтера.

Учебник Word XP