Буклет вышивки крестом «Animals in a Word» от True colors
Скачать бесплатно

Word 2010 For Dummies
Скачать бесплатно

Word 2007. Начали!
Скачать бесплатно

Microsoft Word 2000
Скачать бесплатно

Учебник Word XP

Оформление документов

Восприятие текста существенно зависит от его внешнего вида. Word включает средства, позволяющие изменить параметры страницы и отформатировать абзацы таким образом, чтобы улучшить вид документа и упростить его восприятие. Чтобы привлечь внимание читателя к важной информации, можно выделить отдельные слова или фразы с помощью цвета или начертания.

В этой лекции вы улучшите внешний вид документа, изменив характеристики текста, называемые атрибутами. Кроме того, вы отрегулируете отступы, измените выравнивание абзацев, установите позиции табуляции, а затем создадите и модифицируете нумерованный и маркированный списки.

В процессе выполнения упражнений вам понадобятся учебные файлы FormatText, FormatAuto, FormatPara и CreateList.

Изменение внешнего вида текста в документе

Текст в документе отображается с помощью шрифта. Шрифт представляет собой полный набор символов, имеющих одинаковый дизайн. Один и тот же шрифт может иметь разные размеры. Размер шрифта измеряется в пунктах (один пункт равен 1/72 дюйма). Чтобы шрифт был доступен на компьютере, его нужно установить. Некоторые распространенные шрифты (например, Times New Roman, Courier или Arial) устанавливаются автоматически в процессе установки операционной системы, другие требуют дополнительной установки.

Чтобы придать тексту большую выразительность, можно воспользоваться специальными эффектами, к числу которых относятся начертание шрифта, цвет символов, фон и тень. Например, чтобы выделить заголовки, можно воспользоваться полужирным начертанием, а для выделения примечаний - курсивом. Если предполагается переслать документ по электронной почте или напечатать на цветном принтере, можно применить различные цвета для текста и фона.

При форматировании документа можно открыть панель задачи Показать форматирование (Reveal Formatting), на которой отображается формат текста, включая шрифт и специальные эффекты. С помощью этой панели можно изменить форматирование выделенного фрагмента, а также сравнить форматирование различных частей документа.

Весенний выпуск каталога, выпущенного компанией "Все для сада", включает статью, посвященную лилиям. Текст статьи должен быть отформатирован таким образом, чтобы соответствовать красоте цветка.

FormatText

В этом упражнении вы измените шрифт, а также размер, начертание и цвет символов.

Если нужно, запустите Word.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open).
Переместитесь в папку Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap02, а затем щелкните дважды на файле FormatText. Откроется документ FormatText.
Выделите заголовок "Прекрасная лилия" в начале документа.
На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке поля Шрифт (Font), прокрутите список доступных шрифтов и щелкните на Monotype Corsiva.
Решение проблем. Если шрифт Monotype Corsiva недоступен, выделите похожий шрифт, например, Brush Script MT.
Выделенный заголовок отобразится с использованием выбранного шрифта.
На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке поля Размер шрифта (Font Size) , а затем щелкните на значении 26 в списке. Размер шрифта увеличится до 26 пунктов.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Показать форматирование (Reveal Formatting). Появится панель задачи Показать форматирование (Reveal Formatting), где отображаются сведения о форматировании выделенного фрагмента.
На панели задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) в разделе Шрифт (Font) щелкните на связи Шрифт (Font). Появится диалоговое окно Шрифт (Font).
В области Эффекты (Effects) выделите флажок Контур (Outline) и щелкните на кнопке ОК. Выделенный текст отобразится с использованием контура, а на панели Показать форматирование (Reveal Formatting) появятся сведения об этом эффекте.
На панели задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) укажите на поле Выделенный текст (Selected text) вверху панели. Справа от поля появится стрелка.
Щелкните на стрелке поля Выделенный текст (Selected text), а затем щелкните на элементе списка Очистить форматирование (Clear Formatting). Форматирование выделенного фрагмента будет удалено.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Отменить (Undo) Форматирование выделенного фрагмента будет восстановлено.
Выделите слово "бледно-розовых" в первом предложении второго абзаца.
На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке поля Цвет шрифта (Font Color), а затем щелкните на розовом (или другом подобном) цвете в палитре цветов.
Выделенное слово отобразится в розовом цвете, а на панели задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) появится соответствующая информация.

Совет. Чтобы применить последний выбранный цвет шрифта, выделите нужный фрагмент текста, а затем щелкните на кнопке Цвет шрифта (Font Color) (но не на стрелке). К выделенному фрагменту будет применен цвет, указанный на кнопке.
В конце второго абзаца выделите слова "золотистое сияние", на панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке поля Выделение цветом (Highlight), а затем щелкните на желтом цвете. Цветной фон выделит слова из остального текста.
Совет. Можно изменить фон текста, не выделяя перед этим фрагмент. Для этого нужно вначале выбрать цвет, а затем воспользоваться указателем выделения цветом для изменения фона.
Прокрутите документ вправо, а затем выделите фрагмент текста: "Тигровая, Ариадна, Шахерезада".
Решение проблем. Если панель задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) накладывается на текст документа, можно изменить размер панели. Поместите указатель на левый край панели и, когда указатель примет форму двойной стрелки, перетащите его вправо, чтобы расширить окно документа.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Шрифт (Font). В диалоговом окне Шрифт (Font) выделите флажок Малые прописные (Small Cups) и щелкните на кнопке ОК. Строчные буквы в названиях лилий будут преобразованы в малые прописные, что сделает их более заметными.
В том же абзаце выделите текст "Червовый туз", а затем, нажав и удерживая клавишу (Ctrl), щелкните дважды на слове "Мечта", чтобы выделить оба фрагмента.
Нажмите на клавишу (F4). Так как нажатие на клавишу (F4) повторяет последнее выполненное действие, выделенные названия отобразятся малыми прописными буквами.
На панели задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) укажите на поле Выделенный текст (Selected text), щелкните на стрелке, а затем щелкните на Выделить весь текст с подобным форматированием (Select All Text With Similar Formatting). Будут выделены все названия лилий, отформатированные как малые прописные.
На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Полужирный (Bold). Названия цветов теперь отображаются полужирным шрифтом.
На панели задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) щелкните на кнопке Закрыть (Close). Панель задачи Показать форматирование (Reveal Formatting) закроется.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ.
В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ FormatText закроется.

Использование анимации

Если документ предназначен для пользователей компьютеров, можно применить эффект анимации, чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам и фразам. В зависимости от выбранного эффекта, текст будет мигать, вспыхивать или вибрировать. Чтобы применить анимацию, выполните следующие шаги.

Выделите нужный фрагмент текста.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Шрифт (Font).
Щелкните на вкладке Анимация (Animation).
В поле Вид анимации (Animation) выделите нужный эффект.
Щелкните на кнопке ОК.

Изменение внешнего вида абзаца

Можно улучшить внешний вид абзаца, изменив отступы, интервалы, выравнивание текста и заключив абзац в рамку с тенью. В Word под абзацем понимается фрагмент текста, заключенный между двумя маркерами абзаца. Маркер абзаца представляет собой непечатаемый символ, который образуется при нажатии на клавишу (Enter). Другим примером непечатаемых символов являются позиции табуляции, которые используются для размещения текста в колонках. Позиции табуляции указывают место в строке, куда переместится курсор при очередном нажатии на клавишу (Tab).

Отступы абзаца определяют расстояние между левым или правым краем абзаца и соответствующим полем страницы. Размер полей задается в диалоговом окне Параметры страницы (Page Options), которое открывается из меню Файл (File).

Для установки отступов абзацев и позиций табуляции можно воспользоваться горизонтальной линейкой, расположенной вверху окна документа. По умолчанию позиции табуляции располагаются через каждые 1,27 см (полдюйма). Кнопка в начале линейки, называемая индикатором табуляции, позволяет задать выравнивание текста, причем значок на индикаторе отображает текущий тип выравнивания (например, по левому краю или по центру). Чтобы установить позицию табуляции, нужно выбрать тип выравнивания с помощью индикатора, а затем щелкнуть на нужной отметке на горизонтальной линейке. Если позиция табуляции не нужна, ее можно удалить, перетащив с линейки в окно документа.

Установив позицию табуляции, поместите курсор слева от текста, который нужно выровнять, и нажмите на клавишу (Tab). Текст сдвинется к следующей позиции табуляции с учетом заданного типа выравнивания. Например, если вы задали выравнивание по центру, текст сдвинется вправо и разместится таким образом, чтобы позиция табуляции совпала с серединой текста.

Совет. Чтобы упростить выравнивание текста, можно отобразить на экране маркеры форматирования, щелкнув на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶) на панели инструментов Стандартная. Маркеры форматирования управляют размещением текста на странице. Так, например, маркер (¶) указывает на абзац, а маркер (>) обозначает позицию табуляции. Чтобы убрать с экрана маркеры форматирования, снова щелкните на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶).

Помимо позиций табуляции, горизонтальная линейка включает специальные маркеры, управляющие отступом текста от полей страницы. Следующая таблица содержит перечень маркеров отступов и их описание.

Маркер на линейке	Значок	Назначение
Отступ первой строки		Определяет позицию начала первой строки абзаца.
Выступ		Определяет позицию начала второй и всех последующих строк абзаца.
Отступ слева		Определяет положение левого края абзаца. При изменении левого отступа перемещается весь левый край абзаца.
Отступ справа		Определяет позицию, где текст переносится в следующую строку. По умолчанию маркер правого отступа устанавливается по правому полю страницы.

При форматировании абзацев можно перейти в режим разметки, в котором отображаются поля страницы, и воспользоваться вертикальной линейкой, чтобы отрегулировать верхнее и нижнее поля.

Панель инструментов Форматирование включает кнопки, определяющие выравнивание текста в абзацах. При нажатии на кнопку По левому краю (Align Left) или По правому краю (Align Right) все строки абзаца размещаются на одинаковом расстоянии соответственно от левого или правого полей страницы. Кнопка По центру (Center) центрирует строки абзаца, а кнопка По ширине (Justify) размещает текст таким образом, чтобы все строки абзаца, кроме первой и последней, имели одинаковую ширину.

Чтобы увеличить расстояние между абзацами, можно вставить между ними пустую строку, но лучше воспользоваться диалоговым окном Абзац (Paragraph), которое содержит параметры, позволяющие задать точные значения интервалов. Например, можно отделить один абзац от другого не красной строкой, как это обычно делается, а интервалом, равным 12 пунктам.

При желании можно выделить абзац, заключив его в рамку и добавив цветной фон. Например, направляя клиенту пространное письмо, можно изменить фон абзаца, к которому нужно привлечь особое внимание, и заключить его в рамку с тенью.

Отформатировав абзац, вы можете распространить его форматирование на другие абзацы. Если, например, нажать на клавишу (Enter) в конце абзаца, новый абзац будет иметь тот же формат, что и предыдущий. Чтобы быстро отформатировать существующий абзац, воспользуйтесь кнопкой Формат по образцу (Format Painter), которая позволяет копировать атрибуты одного абзаца и применять их к другому.

Каталог компании "Все для сада" включает объявление, которое нужно отформатировать в соответствии с общим дизайном каталога и цветовой схемой.

FormatPara

В этом упражнении вы измените выравнивание текста и межстрочные интервалы, вставите позиции табуляции, а затем добавите обрамление и фон, чтобы улучшить внешний вид абзацев.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open).
Переместитесь в папку Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap02, а затем щелкните дважды на файле FormatPara. Откроется документ FormatPara.
Щелкните на кнопке Режим разметки (Print Layout View). Документ отобразится в режиме разметки, который позволяет оценить размещение текста относительно полей страницы и включает две линейки: горизонтальную, вверху, и вертикальную, слева от окна документа.
Совет. В режиме разметки можно скрыть или отобразить пустое пространство между страницами. Поместите указатель между страницами, чтобы появился указатель Скрыть пробелы (Hide White Space) или Показать пробелы (Show White Space), а затем щелкните на странице.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶), чтобы отобразить маркеры форматирования.
В заголовке щелкните слева от запятой и, нажав на клавишу (Shift), нажмите на клавишу (Enter). Часть заголовка переместится в следующую строку.
На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке По центру (Center), чтобы расположить строки заголовка посередине страницы.
Щелкните в первом абзаце, а затем щелкните на кнопке По ширине (Justify) на панели инструментов Форматирование. Текст абзаца разместится на одинаковом расстоянии от левого и правого полей страницы.
Перетащите маркер Отступ первой строки (First Line Indent) на отметку 1см на горизонтальной линейке. Первая строка абзаца расположится с отступом в 1 см относительно левого поля страницы.
Щелкните в абзаце, который начинается со слов "В представленном описании", и перетащите маркер Левый отступ (Left Indent) на отметку 1 см на горизонтальной линейке. Текст абзаца сместится влево на заданную отметку.
Перетащите маркер Правый отступ (Right Indent) на отметку 12,5 см на горизонтальной линейке. Справа от абзаца также появится отступ.

Прокрутите страницу, выделите две строки, включающие текст: "Дата"и "Цена билетов". Убедитесь, что индикатор табуляции отображает значок По левому краю (Left Tab), и щелкните на линейке на отметке 2,5 см, чтобы задать позицию табуляции.
Щелкните слева от слова "Дата", чтобы отменить выделение текста, а затем нажмите на клавишу (Tab), чтобы выровнять текст по заданной позиции табуляции.
Нажмите на клавишу (End), чтобы переместить курсор в конец строки, и нажмите на клавишу (Enter), чтобы вставить пустую строку. Нажмите на клавишу (Tab) и введите Время.
Нажмите на клавишу (Enter), чтобы создать новую строку, нажмите на клавишу (Tab) и введите Место. Нажмите на клавишу >, чтобы переместить курсор в начало следующей строки, и нажмите на клавишу (Tab).
Выделите две строки, которые начинаются с текста "$10.00" и "$6.00", щелкните трижды на индикаторе табуляции, чтобы отобразился значок По разделителю (Decimal Tab), а затем щелкните на отметке 6 см на горизонтальной линейке.
Щелкните слева от текста "$10.00", чтобы отменить выделение, нажмите на клавишу (Tab), щелкните слева от текста "$6.00" и нажмите на клавишу (Tab). Числа, указывающие значения в долларах, выровняются по разделителю (десятичной точке).
Снова выделите те же две строки текста и перетащите маркер десятичной табуляции с отметки 6 см на отметку 5 см.
Нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home), чтобы поместить курсор в начало документа, а затем в меню Формат (Format) щелкните на команде Абзац (Paragraph). Появится диалоговое окно Абзац (Paragraph).

Совет. Для настройки отступов абзацев можно также воспользоваться диалоговым окном Абзац (Paragraph).
В области Интервал (Spacing) в поле После (After) щелкните дважды на стрелке, направленной вверх, чтобы отобразить значение 12 пунктов, а затем щелкните на кнопке ОК. Абзац под заголовком сместится вниз, что способствует выделению заголовка.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) поместите указатель мыши на абзац, начинающийся со слов "Название события", и щелкните, чтобы скопировать форматирование заголовка. Размер шрифта и расстояние между текстом "Название события" и следующим абзацем увеличится.
В меню Форматирование щелкните на команде Абзац (Paragraph), чтобы открыть диалоговое окно Абзац (Paragraph). В области Интервал (Spacing) в поле Перед (Before) щелкните дважды на стрелке, направленной вверх, чтобы отобразить значение 12 пт, и щелкните на кнопке ОК. Расстояние между текстом "Название события" и предшествующим абзацем увеличится.
Прокрутите документ вниз, выделите четыре последние строки текста, начинающиеся со слов "В конце объявления должно быть указано", а затем щелкните на кнопке По центру (Center) на панели инструментов Стандартная, чтобы отцентрировать эти строки.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Границы и заливка (Borders and Shading). Появится диалоговое окно Границы и заливка (Borders and Shading) с открытой вкладкой Граница (Borders).
В области Тип (Setting) щелкните на значке Тень (Shadow), чтобы выбрать этот стиль обрамления.
Щелкните на вкладке Заливка (Shading), щелкните на светло-желтом цвете (третий в последнем ряду) и щелкните на кнопке ОК. Вокруг текста появится рамка с тенью и светло-желтым фоном.
Щелкните в пустой области на две строки ниже рамки, а затем переместите указатель к центру строки, чтобы он изменил форму. Указатель примет форму выравнивания по центру. Это означает, что, если щелкнуть и начать печатать, текст будет выравниваться по центру.
Когда указатель изменит форму, щелкните дважды, чтобы позиционировать курсор, и введите Объявления должны быть представлены за шесть месяцев до указанного срока. Введенный текст будет отцентрирован.
На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶), чтобы отменить отображение непечатаемых символов.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ.
В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ FormatPara закроется.